Kişisel Verilerin Saklanması, İşlenmesi ve İmhası Politikası
1. Amaç ve Kapsam
Anayasal bir hak olarak düzenlenen kişisel verilerin korunması ve hukuksal güvence altına alınması, Kage Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Kage” veya “Şirket”) için büyük hassasiyet arz etmekte olup Şirketimizin öncelikleri arasındadır. Bu konuda Kaolarak sorumluluğumuzun farkındayız ve kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde işlenmesine önem veriyoruz.
İşbu Kişisel Verilerin Saklanması, İşlenmesi ve İmhası Politikası’nın (“Politika”) amacı Kage'nin kişisel verilerini 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış olan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK”) ve yürürlükteki ikincil mevzuatlara uyumlu bir şekilde işlenmesini, aktarılmasını ve korunmasını sağlamak için başta özel hayatın gizliliği olmak üzere gerçek kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak amacıyla izlenecek yöntem ve ilkeleri düzenlemek, buna ek olarak İlgili Kişiler’in gerek KVKK gerek yürürlükteki ikincil mevzuatlar çerçevesinde sahip oldukları hakları açıklamaktır.
İşbu Politika, Kage tarafından yönetilen, tüm kişisel verilerin işlenmesi, aktarılması, saklanması, imhası ve korunmasına yönelik yürütülen faaliyetlerde uygulanmaktadır.
Bu kapsamda, ilgili mevzuat gereğince işlenen kişisel verilerin korunması için Kage tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır. Bu kapsamda Şirket, işbu Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutmaktadır.
2. Tanımlar
İşbu KVK Politikası’nda kullanılan tanımlar ve terimler için KVKK’da ve KVKK kapsamında çıkartılan ilgili ikincil mevzuatlarda tanımlanan anlamlar haiz olacaktır. Bu bağlamda;
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Kişisel Veri: Kimliği belirli ve belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu
Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu,
Kişisel Veri Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
Periyodik İmha: Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
Politikası: Kage'nin Kişisel Verilerin Saklanması, İşlenmesi ve İmha Politikasını,
Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişiyi,
VERBIS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ni,
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’i, ifade etmektedir.
3. İlgili Kişiler ve İşlenen Kişisel Veriler
Kage şu kişilerden kişisel veri toplayabilir veya işleyebilir;
Müşteriler, taşeronlar, tedarikçiler, iş bağlantıları ve potansiyel müşteriler (ve/veya onlarla ilişkili gerçek kişiler) ve diğer iş ortakları;
Müşterilere sağlanan profesyonel hizmetler çerçevesinde kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler (örnek olarak; müşterilerin çalışanları, müşterileri, tedarikçileri ve onların referansları);
Kage çalışanları, çalışanların aile fertleri ve iş başvurusu yapanlar ile onların referansları;
Web sitesini ziyaret edenler ve sosyal medya takipçileri; ve üçüncü kişiler.
Kage tarafından toplanan kişisel veriler, ilgili kişinin Kage ile arasındaki ticari ve hukuki ilişki uyarınca değişkenlik gösterebilmektedir. Bununla beraber, kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, finansal bilgiler, özel nitelikli kişisel veriler, eğitim ve görsel veriler, aile yakınları verileri gibi kişisel veriler, Kage tarafından işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı, ölçülü ve gerektiğinde güncel olacak şekilde ve KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak işlenir.
KİŞİSEL VERİ KATEGORİSİ |
KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA |
İLGİLİ VERİ SAHİBİ |
KİMLİK BİLGİSİ | TCKN, pasaport no, kimlik seri no ad-soyad, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, nüfusa kayıtlı olduğu yer, vukuatlı nüfus cüzdanı örneği | Müşteriler, ziyaretçiler, taşeron, tedarikçi gerçek kişiler ya da tüzel kişi taşeron, tedarikçinin gerçek kişi temsilcisi, Kage'nin işbirliği içinde olduğu kurumların yetkili ve çalışanları, Kage'nin çalışanları, çalışan adayları ve üçüncü kişiler. |
İLETİŞİM VERİSİ | E-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres v.b. | Müşteriler, taşeron, tedarikçi gerçek kişiler ya da tüzel kişi taşeron, tedarikçinin gerçek kişi temsilcisi, iş bağlantıları, potansiyel müşteriler (ve/veya onlarla ilişkili gerçek kişiler), iş ortakları, Kage'nin işbirliği içinde olduğu kurumların yetkili ve çalışanları, Kage çalışanları, çalışan adayları ve üçüncü kişiler. |
KONUM VERİSİ | Şirket araçlarının kullanımı sırasında edinilen lokasyon verileri | Yetkililer, Kage'nin işbirliği içinde olduğu kurumların yetkili ve çalışanları, Kage çalışanları. |
AİLE BİREYLERİ VE YAKIN VERİSİ | Kişisel veri sahibinin çocukları, eşleri ile ilgili kimlik bilgisi, iletişim bilgisi | Kişisel veri sahibinin çocukları, eşleri |
FİZİKSEL MEKAN GÜVENLİK BİLGİSİ | İşyeri giriş-çıkış bilgileri, görüşme kayıtları, ziyaret bilgileri, kamera kayıtları vb. | Müşteriler, ziyaretçiler, taşeron, tedarikçi gerçek kişiler ya da tüzel kişi taşeron, tedarikçinin gerçek kişi temsilcisi, Kage'nin işbirliği içinde olduğu kurumların yetkili ve çalışanları, Kage'nin çalışanları, çalışan adayları ve üçüncü kişiler |
FİNANSAL BİLGİ | Veri sahibinin yapmış olduğu işlemlerin finansal sonucunu gösteren bilgiler, banka hesap bilgileri, | Kage çalışanları, |
ÖZLÜK BİLGİSİ | Kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge (örn. Maaş miktarı, SGK pirimleri, bordrolar v.b.) | Kage çalışanları, çalışan adayları ve üçüncü kişiler. |
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ | sağlık bilgisi ve adli sicil kaydı verisi | Kage çalışanları |
HUKUKİ İŞLEM VE UYUM BİLGİSİ | Mahkeme veya idari merci kararları ile icra müdürlüğü belgelerinde yer alan veriler ve hukuki yükümlülükler çerçevesinde saklanması gereken belge ve kayıtlar.
| Kage'nin çalışanları |
BAŞVURU/ ŞİKAYET YÖNETİMİ BİLGİSİ | Kage'ye yapılan başvuru ve/veya şikayetlerle ilgili olarak Kage'yle paylaşılan talepler ve kişisel veriler. bunlarla ilgili kayıt ve raporlar | Tedarikçiler, iş bağlantıları, müşteriler ve/veya onlarla ilişkili gerçek kişiler, potansiyel müşteriler, Kage'nin işbirliği içinde olduğu kurumların yetkili ve çalışanları, Kage'nin çalışanları, çalışan adayları ve üçüncü kişiler. |
GÖRSEL VE İŞİTSEL VERİ | Fotoğraf, kamera kayıtları. | Tedarikçiler, iş bağlantıları, müşteriler ve/veya onlarla ilişkili gerçek kişiler, potansiyel müşteriler, ziyaretçiler, Kage'nin işbirliği içinde olduğu kurumların yetkili ve çalışanları, Kage'nin çalışanları, çalışan adayları ve üçüncü kişiler. |
TAŞIT VERİSİ | Plaka Bilgisi. | Tedarikçiler, iş bağlantıları, müşteriler ve/veya onlarla ilişkili gerçek kişiler, potansiyel müşteriler, ziyaretçiler, Kage'nin işbirliği içinde olduğu kurumların yetkili ve çalışanları, Kage'nin çalışanları, çalışan adayları ve üçüncü kişiler. |
ELEKTRONİK VERİLER | Üyelik kayıtları, internet şifre parola bilgileri, IP adresi, işlem güvenliği bilgileri, log kayıtları vb. | Müşteriler, Kage'nin işbirliği içinde olduğu kurumların yetkili ve çalışanları, Kage'nin çalışanları, çalışan adayları, ziyaretçiler ve üçüncü kişiler (Web sitesi ziyaretçileri, KAge'nin internet erişimini kullanan kişiler vb.) |
MESLEKİ VE EĞİTİM VERİLERİ | Kişinin çalıştığı kurum bilgisi, meslek odası bilgisi, sicil numarası ve diploma notu, diploma fotokopisi vb. | Tedarikçiler, iş kontakları, müşteriler ve/veya onlarla ilişkili gerçek kişiler, potansiyel müşteriler, Kage'nin işbirliği içinde olduğu kurumların yetkili ve çalışanları, Kage'nin çalışanları, çalışan adayları ve üçüncü kişiler. |
SEYAHAT VERİSİ | Uçuş bilgisi, tur rotası, konaklama bilgisi vb. | Kage'nin işbirliği içinde olduğu kurumların yetkili ve çalışanları, Kage'nin çalışanları. |
4. Veri Sorumlusu
Veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden Kage, KVKK’nın izin verdiği ölçüde ve ticari veya iş ilişkilerimiz kapsamında, açık rızanın temininin gerektiği hallerde ise İlgili Kişi’nin açık rızasına da başvurarak kişisel verilerinizi işleyebilmekte, kaydedebilmekte, muhafaza edebilmekte, yeniden düzenleyebilmekte, yurtiçi veya yurtdışına aktarım sağlayabilmektedir.
Kage, KVKK’nın 12. maddesine uygun olarak, veri sorumlusu sıfatıyla işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır.
|
VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ |
|
Şirket Unvanı: |
Kage Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi |
Adresi: |
Gülbaharhatun Mah. Yavuzselim Blv. No:206/B ORTAHİSAR, TRABZON - Türkiye |
Mersis Numarası: |
0487084132300001 |
Ticari Sicil Numarası: |
20098 |
Resmi Web Adresi: |
|
Elektronik Posta Adresi: |
kagesanayi@gmail.com |
Telefon Numarası: |
444 84 90 |
5. Politikanın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması sürecinde yürürlükte bulunan ilgili mevzuat hükümleri öncelikli olarak uygulama alanı bulacaktır. Mevzuat hükümleri ile Politika’nın hükümleri arasında çelişki bulunması halinde Kage, yürürlükteki güncel mevzuat hükümlerinin uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.
Politika, Kage uygulamalarının ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kurallara göre düzenlenmesinden oluşturulmuştur. Kage, KVKK’da öngörülen yürürlük sürelerine uygun hareket etmek üzere gerekli sistem ve hazırlıklarını yürütmektedir.
6. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Esaslar
Kage kişisel verileri, KVKK’da ve ilgili diğer Kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlemektedir.
KVKK’nın 4. maddesi uyarınca, veri sorumlusu konumundaki Kage, kişisel verilerin işlenmesinde aşağıda sayılan ilkelere uygun hareket etmektedir:
Hukuka Ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olarak İşleme: Kişisel veriler, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işlenmektedir. Bu doğrultuda veri sorumlusu olarak Kage, her türlü kişisel veri işleme süreçlerinde yürürlükte bulunan mevzuata uygun hareket etmekte ve dürüstlük kurallarına uymaktadır.
Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama: Veri sorumluları, işledikleri kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri kurgulamalıdır. Bu doğrultuda Kage, ilgili kişilerin verilerini güncellemesi için olanak sağlamakta ve verilerin veri tabanlarına doğru bir şekilde aktarımını temin için gerekli önemleri almaktadır.
Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme: Veri sorumluları, KVKK kapsamındaki aydınlatma yükümlülükleri doğrultusunda veri sahiplerini kişisel verilerin işlenme amaçları ile ilgili bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu doğrultuda veri sorumlusu konumundaki Kage, veri işleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutmak ve söz konusu amaçlara ilişkin olarak veri sahiplerini aydınlatma metinleri kapsamında açık şekilde bilgilendirmektedir.
İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma: Kage tarafından kişisel veriler, temin edildikleri sırada veri sahibine bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir.
İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme: Kage, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Kage öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Kage tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
KVKK’nın 5. maddesi uyarınca, kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez; aynı maddenin ikinci fıkrası uyarınca ise bazı hallerde ilgili kişinin açık rızasına tabi olmadan kişisel verilerin işlenebileceği belirtilmiştir. Aşağıdaki hallerde Kage, KVKK’nın 5. maddesinin ikinci fıkrası uyarınca ilgili kişinin açık rızasına başvurmadan veri işleme ve aktarım faaliyetlerini yürütebilir;
Kanunlarda açıkça öngörülmesi;
Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması;
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması;
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması;
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması;
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması; ve
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
7. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
KVKK ile birtakım kişisel verilere hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu özel nitelikli kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Kage, hukuka aykırı olarak işlenmesi halinde kişilerin mağduriyetine sebebiyet verebilecek olan bu türden verilere oldukça hassas yaklaşmakta ve bu tür kişisel verileri Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemleri almak kaidesiyle yine KVKK’nın 6. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca ilgilisinin açık rızası aranmaksızın (veya gerekmesi halinde ilgili kişinin açık rızasını talep ederek) işleyebilmektedir.
Bu kapsamda, Kage tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Kage bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.
8. Kayıt Ortamlar
ELEKTRONİK ORTAMLAR |
ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMLAR |
|
|
9. Kişisel Veri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Dayanağı
Kage, kişisel verileri üçüncü kişiler Şirket’e sağladıkları için toplayabilir veya edinebilir: veya Kage'nin Wi-fi ağına bağlanıldığı için, Şirket’in internet sitesi veya sosyal medya hesapları kanalıyla ya da kamuya açık aleni bir veri olduğu için toplayabilir veya edinebilir.
Kage uhdesinde bulunan kişisel verileri başta KVKK ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) olmak üzere, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6098 sayılı Borçlar Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu, İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik, Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve bu Kanunlar uyarınca yürürlükte olan ikincil mevzuatlar çerçevesinde işlenmekte ve öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
Yasal gerekliliklerin yerine getirilmesi, sözleşmeden doğan yükümlülüklerin ifası, Kage'nin meşru menfaatleri ve aşağıda detaylı olarak belirtilen diğer amaçlar ve sebepler nedeniyle, Kage tarafından ilgili kişilerden talep edilen veya doğrudan ilgili kişiler tarafından Kage'yle paylaşılan kişisel verileri, Kage, otomatik veya otomatik olmayan yöntemler ve kaynaklar ile toplayabilir ve yine yasal olan süreler ile saklayabilir;
Kage'nin tüm hizmet birimleri ile ilgili kişiler arasındaki görüşmeler;
Kage'ye sözlü, yazılı veya elektronik olarak yapılan başvurular;
Kage'nin yakın ilişkisi bulunan bağlı ortaklık, iştirakler, üçüncü kişi ve kuruluşlar;
Toplantılar ve kongreler;
Kamu Kurumları;
İnternet üzerinden yapılmış olan başvurular, SMS kanalları, sosyal medya;
Destek hizmeti alınan sair şirketler;
Her türlü mevzuat veya sözleşme kapsamında Kage'nin işlem yaptığı gerçek ve/veya tüzel kişiler; ve
Kamuya açık aleni veriler.
10. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhasına İlişkin Açıklamalar
Kage tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin( tedarikçi, taşeron vb bu kişilerin temsilcileri) müşteri pozisyonundaki kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir
1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar
KVKK’nın 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
Buna göre, Kage'nin faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
Kurum, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar;
- İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek;
Kurumsal iletişimi sağlamak;
Şirket’in güvenliğini sağlamak;
İstatistiksel çalışmalar yapabilmek;
İmzalanan ticari vb sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek;
Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak;
Kage ile iş ilişkisinde bulunan gerçek/tüzel kişilerle irtibat sağlamak;
Yasal raporlamalar yapmak ve
İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.
2. İmhaya İlişkin Açıklamalar
Kişisel veriler;
İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya mülgası;
İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması;
Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması;
KVKK’nın 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi;
Kage'nin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya KVKK’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması; ve
Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
durumlarında, Kage tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
11. Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Tedbirler
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.
1. Teknik Tedbirler Hakkında
Kage, işlediği kişisel verileri ve veri işleme faaliyetlerini bünyesinde kurduğu teknik sistemle düzenli olarak denetlemektedir. Teknik meselelerde ilgili departmanlar bulunmakta ve bu alanda uzman personeller istihdam edilmektedir. Yeni teknolojik gelişmeler takip edilmekte ve bilhassa siber güvenlik alanlarındaki sistemler üzerinde teknik gelişmeler takip edilmekte ve bu yönde sistemler güncellenmektedir. Erişim ve yetkilendirme konularına hassasiyet gösterilerek mevcut çalışanların yetkileri gözden geçirilerek düzenlenmekte; eski çalışanlara erişim kısıtlaması uygulanarak hesapları kapatılmaktadır. Antivirüs sistemleri ve güvenlik duvarları içeren yazılımlar kullanılmaktadır. Gerçekleştirilen denetim faaliyetleri uyarınca tespit edilen olası eksikliklerin giderilmesi sağlanmaktadır.
2. İdari Tedbirler Hakkında
Kage, hazırlamış olduğu işbu Politika ve [kişisel veri envanteri] dahil tüm kişisel veri dokümantasyonu ile KVKK ve ikincil mevzuatların gerekliliklerini yerine getirmektedir. Bu bağlamda Kage, kurumsal prosedürler oluşturmakta, sözleşmelerini veri sorumlusu sıfatına haiz olmasına göre veri güvenliği hükümlerini sağlayarak oluşturmakta, gizlilik taahhütnamelerini alarak veri güvenliğini arttırmaktadır. Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kage tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir. Kurum içi periyodik ve kimi zaman rastgele denetimler gerçekleştirmekte, risk analizlerini tespit etmektedir. Kişisel verilerin korunmasına yönelik bir iç disiplin oluşturmakta ve kişisel verilere erişebilen yönetici kadrosundan bütün çalışanlara bilgi güvenliği eğitimi vermekte ve farkındalık faaliyetleri gerçekleştirmektedir. Ayrıca, güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
3. Özel Nitelikli Verilere İlişkin Tedbirler Hakkında
Kage, KVKK’nın 6. maddesinin ilk fıkrasında ifade edilen özel nitelikli kişisel verilerin korunması noktasında da konuya hassasiyetle yaklaşmaktadır. Bu bağlamda, Kage kişisel verilerin korunması adına almış olduğu teknik ve idari tedbirleri Kurul’un özel nitelikli kişisel veriler konusunda belirlediği asgari önlemleri dikkate alarak uygulamaktadır.
4. Kage Tarafından Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi
Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesi ve KVKK’nın 7. maddesi düzenlemesi doğrultusunda kişisel veriler ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kage'nin kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin bu yönde bir talebi olması halinde silinir, imha edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kapsamda işbu Politika hazırlanmıştır.
Kage'nin ilgili mevzuat hükümleri gereğince kişisel verileri muhafaza etme hak ve/veya yükümlülüğü olan durumlarda veri sahibinin talebini yerine getirmeme hakkı saklıdır.
Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlendiğinde, veriler silinirken/yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. Kage, kendisi adına kişisel verileri işlemesi için bir kişi veya kuruluş ile anlaştığında, kişisel veriler bu kişi veya kuruluşlar tarafından bir daha kurtarılamayacak biçimde güvenli olarak silinir.
Kage, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.
Kagetarafından en çok kullanılan anonimleştirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
Değişkenleri çıkarma: |
İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının çıkarılmasıdır.
|
Bölgesel Gizleme: |
Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir. |
Genelleştirme: |
Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir. |
Veri karma ve bozma: |
Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır. |
12. Saklama ve İmha Süreleri
Kage'nin işlemekte olduğu ve işleyeceği kişisel verileri hangi süreyle saklamakla yükümlü olduğu ve hangi sürede imha edeceği aşağıdaki tabloda belirtilmiştir;
|
VERİ SAHİBİ |
VERİ KATEGORİSİ |
VERİ SAKLAMA SÜRESİ |
Çalışan | İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri ve özlük verileri dışında kalan diğer özlük verileri | Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren de 10 (on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
Çalışan | İşyeri Kişisel Sağlık Dosyası İçeriğindeki Veriler | Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman | İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman ile Kage arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman çalışanı verileri | İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışmanın, Kage'yle olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
Ziyaretçi | Kage'ye ait fiziki mekâna girişte alınan Ziyaretçi ‘ye ait ad, soyad, T.C. Kimlik Numarası, araç plakası ile kamera kayıtları, | 2 yıl süre ile saklanır. |
Aday Personel | Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan bilgiler | Başvuru tarihinden itibaren 2 yıldır. |
Stajyer(öğrenci) | Stajyere ait staj dosyasında yer alan bilgiler | Staj ilişkisinin devamında ve hitamından itibaren 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
Müşteri | Müşteri'ye ait ad, soyad, T.C.Kimlik Numarası, iletişim bilgileri, banka bilgileri, e-mail, adres, vergi numarası, vergi dairesi, ürün/hizmet tercihleri, işlem geçmişi, özel gün bilgileri vb. bilgiler. | Müşteri'nin, satın almış olduğu her bir ürün/hizmetin sunulmasından itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
Müşteri | Kamera görüntüleri, araç plaka bilgisi | 2 yıl süre ile saklanır. |
Kage'nin İşbirliği İçinde Olduğu Taşeron/ Tedarikçi vb. kişilerin gerçek kişi olması halinde veya tüzel kişi olmaları halinde temsilcilerine ait kişisel bilgiler.
| Kage'nin İşbirliği İçinde Olduğu Taşeron/ Tedarikçi vb. ile Kage arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon numarası vb. kişisel verileri. | Kage'nin İşbirliği İçinde Olduğu Taşeron/ Tedarikçi vb olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
Periyodik İmha Süresi, Yönetmelik’in 11. maddesi gereğince 6 ay olarak belirlenmiştir. Bu çerçevede Kage, kişisel verileri Kişisel Veri Envanteri’nde belirlenen saklama süresinin bitiminden itibaren 6 ay içerisinde imha eder.
13. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alan Kişiler ve Görevleri
Kage'nin kişisel veri saklama ve imha süreçlerinde yer alan personel ve bunların görev ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
|
Unvan |
Görev Tanımı |
Kişisel Veri Yöneticisi: |
Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür. |
Kişisel Veri Uzmanı: |
İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Kurulu Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Kurulu Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Kurulu Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Kurulu Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur. |
14. Kişisel Veri Aktarımı
1. Yurtiçinde Kişisel Veri Aktarımı
Kage, kişisel verilerin aktarılması konusunda KVKK’da öngörülen ve Kurul tarafından alınan karar ve ilgili düzenlemelere uygun bir şekilde hareket etmek sorumluluğu altındadır.
Kage tarafından ilgililere ait kişisel veriler ve özel nitelikli veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan başka gerçek kişilere veya tüzel kişilere aktarılamaz. Şu kadar ki, KVKK ve diğer Kanunların zorunlu kıldığı durumlarda; KVKK’nın 5. Maddesinin 2. Fıkrası ve 6. Maddesinin 3. Fıkrası altında belirtilen koşullar mevcut olduğu taktirde açık rızası olmadan da veriler mevzuatta öngörülen şekilde ve sınırlarla bağlı olarak yetkili kılınan idari veya adli kurum veya kuruluşa aktarılabilir.
Ayrıca, Şirket, KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olması koşuluyla, yönetmeliklerde belirtilen güvenlik önlemlerini alarak, kanunda veya ilgili mevzuatta veya varsa Veri Sorumlusu ile imzalanan sözleşmede aksine bir hüküm olmadığı sürece, gerektiği hallerde ise ilgili kişinin rızasına da başvurarak Türkiye'deki üçüncü kişilere ve Grup şirketlerine kişisel verileri aktarabilir.
2. Yurtdışında Kişisel Veri Aktarımı
Kage, kişisel verileri Türkiye’de üçüncü kişilere aktarabileceği gibi, Türkiye’de işlenerek veya Türkiye dışında işlenip muhafaza edilmek üzere, dış kaynak kullanımı dâhil yukarıda da yer verildiği gibi KVKK’da ve ilgili diğer mevzuatta öngörülen şartlara uygun olarak ve mevzuatta belirtilen tüm güvenlik önlemlerini alarak şayet veri sahibi kişi ile imzalı mevcut bir sözleşme var ise, söz konusu sözleşmede ve KVKK veya ilgili diğer mevzuatta aksi düzenlenmediği sürece yurt dışına da aktarabilir.
KVKK kapsamındaki kişisel verilerin aktarıldığı ülkede Kişisel Verilerin Korunması Kurulu kararınca yeterli koruma bulunması durumunda aktarılabilecektir. Yeterli korumanın bulunmadığı hallerde aktarımın yapıldığı ülkelerde Şirketimizin ilgili yabancı ülkedeki Veri Sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı sağlamayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kurul’un bu konudaki iznin alınması kaydıyla gerçekleştirilebilecektir
3. Aktarım Yapılan Kurum ve Kuruluşlar
Kamu tüzel kişileri ile ilgili mevzuatları kapsamında talep ettikleri bilgiler KVKK’nın 8. maddesi uyarınca paylaşılır.
15. Veri Güvenliği
Kage, KVKK’nın 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin kaybolmasını, yanlış kullanılmasını, sehven tahribattını ve kişisel verilerde değişiklik yapılmasını engellemek için uygun teknolojik ve organizasyonel kontrollerin yapılmasını sağlamaktadır.
Kage'nin kişisel verilere erişimi olan personeli, bu bilgilerin gizliliğini korumak amacıyla gerekli eğitimleri almıştır. Kişisel verilere erişim izni olan personelin bu verilere erişmelerine ancak görevlerini uygun bir şekilde yerine getirmeleri için bu bilgilere ihtiyaç duydukları ölçüde izin verilmektedir. Kişisel verilere erişebilecek kişiler aynı zamanda sıkı profesyonel gizlilik kurallarına tabidir.
En yeni tehditlere karşı etkili olmasını sağlamak adına, güvenlik savunma önlemlerimiz düzenli olarak izlenir ve test edilir.
16. İlgili Kişinin Hakları
Kişisel verileri Kage tarafından işlenen tüm gerçek kişiler Kage'ye kagesanayi@gmail.com adresinden başvurarak kendisiyle ilgili;
kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme;
kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme;
KVKK’nın 7. maddesine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme;
kişisel verinin düzeltilmesi, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi hallerinde düzeltme, silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
kişisel verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz ve işlenmesi sonucunda aleyhe oluşan bir sonuca itiraz etme; ve
kişisel verilerin mevzuata aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğranmış olunması halinde zararın giderilmesini talep etme, hakkına sahiptir.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “İstisnalar” başlıklı 28 inci maddesi gereği bu kanun hükümleri şu hallerde uygulanmaz ve dolayısıyla ilgili kişiler aşağıdaki hallere dayanarak haklarını ileri süremezler:
kişisel verilerin üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi;
kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi;
kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi;
kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi;
kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Yine KVKK’nın 28. Maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, aşağıdaki hallerde ilgili kişiler zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, KVKK’nın 11. maddesinde sayılan haklarını ileri süremezler;
kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması;
kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi;
kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması; ve
kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
KVKK veya ilgili yan mevzuat hükümleri uyarınca, kişisel veri sahipleri yukarıda sıralanan haklarına ilişkin tüm taleplerini kagesanayi@gmail.com adresine “Kişisel Veri Başvuru Dilekçesi” başlığıyla gönderebilirler. Bu başvuruyu yaparken kişisel veri sahipleri, Kage'ye daha önce bildirmiş oldukları ve halihazırda Kage sisteminde kayıtlı bulunan e-posta adreslerini kullanabilir ya da 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca tanımlanmış elektronik veya mobil imza kullanabilirler.
|
Şirket Adı |
Mersis No |
Mail Adresi |
Kage Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi |
0487084132300001 |
kagesanayi@gmail.com |
Kişisel veri sahipleri, dilerlerse ıslak imzalı başvuru Gülbaharhatun Mah. Yavuzselim Blv. No:206/B Ortahisar/Trabzon adresine veya elektronik imzalı olarak kagesanayi@gmail.com adresine iletebilirler.
Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
17. DEĞİŞİKLİK, GÜNCELLEME VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA
Şirketimiz; Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasını değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
İşbu Politika'nın, misalen yürürlüğe yeni giren yasal gereklilikleri yerine getirmek adına, ancak bunlarla sınırlı kalmamak kaydıyla değiştirilmesi durumunda, ilgili metnin en güncel versiyonu web sitemizde ilan edilecektir.